La gestione tradizionale di documenti cartacei rende il flusso delle informazioni lento e caotico, l’archiviazione tradizionale dei documenti richiede costi e spazi sempre maggiori; poiché l’informazione ha un ruolo fondamentale in qualsiasi attività, una gestione efficace e completa della stessa si rivela la chiave primaria del successo, l’archiviazione elettronica è il metodo migliore per risolvere il problema della classificazione, conservazione e reperimento della documentazione. 

“L’Archiviazione Ottica” e la “Gestione Elettronica Documenti” sono una tecnologia applicativa, relativamente recente, che ha avviato nel quadro più ampio dei sistemi di office - automation le soluzioni miranti alla realizzazione del cosiddetto ufficio senza carta (paperless office).

Ci proponiamo, di “fotocopiare” e quindi archiviare elettronicamente tutti quei documenti alla cui registrazione ed archiviazione ogni Ente, è costretto a tenere sia per termini di Legge, sia per procedure o pratiche ancora aperte.

Quando il documento viene visualizzato dal computer, esso presenterà ogni particolare, timbri, firme, scrittura o comunque quei segni unici e irripetibili presente solo sul cartaceo, questo sistema apporta numerosi vantaggi, risolvendo tutti qui problemi che si trovano un archivio tradizionale.

Riduzione e delocalizzazione

degli spazi si passa da molti metri cubi necessari per contenere montagne di carta, a un CD-Rom di pochi centimetri che contiene le stesse informazioni, basti pensare che un DVD, memorizza circa 200.000 pagine b/n in formato A4.

Abbattimento considerevole dei costi di gestione

meno spazio occupato, meno personale addetto ad archiviare, riordinare e ricercare documenti a volte introvabili. I tempi di ricerca, grazie alle informazioni associate ai documenti, sono estremamente ridotti: è possibile recuperare un documento in pochi secondi anche su volumi piuttosto elevati.

Sicurezza ed inalterabilità degli archivi

i documenti archiviati sono accessibili solo a chi è abilitato, non ci saranno più perdite accidentali o dolose di documenti, ne documenti sbiaditi dal tempo ne strappati o macchiati.

Assoluta riservatezza dei contenuti

la riservatezza è totale visto che i documenti non sono alla portata di tutti, ma solo di coloro effettivamente autorizzati.

Integrazione multimediale dei dati

avere un archivio facilmente consultabile in diversi punti dell'organizzazione aziendale, significa dare un contributo significativo all'efficienza degli uffici e dei reparti con un flusso d’informazione più completa, immediata e meglio fruibile.

Condivisione dei documenti

non c’è bisogno di trasferire documenti da un ufficio ad un altro (gestione workflow), vista la condivisione completa e immediata degli stessi , il documento rintracciato può essere naturalmente consultato, stampato, inviato via fax o posta elettronica, sia in rete locale che remota (Internet/Intranet), potendo anche inserire controlli di lettura da parte del destinatario.

Rapidità ed efficienza la ricerca delle immagini

avviene con la velocità, la precisione e la flessibilità di selezione utilizzando la potenza dei computers e dei database SQL. Tutto questo naturalmente porta un notevole miglioramento dell’immagine dell’Azienda